Vorlage: Interne KI-Richtlinie für Ihr Unternehmen

INTERNE KI-RICHTLINIE – [Firmenname]
Version [1.0] · Gültig ab [Datum] · Verantwortlich: [Name/Funktion]

1. ZWECK UND GELTUNGSBEREICH
Diese Richtlinie regelt den Einsatz von Systemen der Künstlichen Intelligenz (KI) in [Firmenname]. Sie gilt für alle Beschäftigten, freie Mitarbeitende und Dienstleister, die für uns arbeiten – unabhängig davon, ob ein Werkzeug fest installiert, in einem Browser genutzt oder in andere Software eingebettet ist.

2. FREIGEGEBENE WERKZEUGE
2.1 Es dürfen ausschließlich die in der Anlage „Freigegebene KI-Werkzeuge“ aufgeführten Dienste für dienstliche Zwecke genutzt werden.
2.2 Private Konten oder nicht freigegebene Dienste (auch kostenlose Versionen) dürfen nicht für dienstliche Inhalte verwendet werden.
2.3 Neue Werkzeuge werden bei [IT / KI-Verantwortliche/r] beantragt und vor der Nutzung geprüft (Datenschutz, Informationssicherheit, Vertragslage, KI-Verordnung).

3. DATENKLASSEN – WAS DARF IN EIN KI-WERKZEUG?
- Öffentliche Informationen: erlaubt in allen freigegebenen Werkzeugen.
- Interne Informationen (z. B. interne Konzepte): nur in Werkzeugen mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Training mit unseren Eingaben.
- Personenbezogene Daten: nur in Werkzeugen, die dafür ausdrücklich freigegeben sind; Eingaben sind auf das Notwendige zu beschränken, wo möglich zu pseudonymisieren.
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), Geschäftsgeheimnisse der Stufe „streng vertraulich“, Zugangsdaten und Quellcode mit Geheimnissen: nicht erlaubt, außer das Werkzeug ist dafür ausdrücklich freigegeben.

4. MENSCHLICHE VERANTWORTUNG
4.1 Ergebnisse von KI-Systemen sind Entwürfe. Die nutzende Person bleibt für Inhalt, Richtigkeit und Verwendung verantwortlich.
4.2 Entscheidungen mit rechtlicher oder erheblicher Wirkung für Personen (z. B. Bewerberauswahl, Kündigung, Kreditentscheidung) dürfen nicht allein auf Grundlage von KI-Ausgaben getroffen werden.
4.3 Quellen, Zahlen und Zitate aus KI-Ausgaben sind vor Weitergabe zu überprüfen.

5. TRANSPARENZ UND KENNZEICHNUNG
5.1 Wo Kunden oder Externe mit einem KI-System interagieren (z. B. Chatbot), ist dies deutlich kenntlich zu machen.
5.2 KI-generierte Bilder, Audio- oder Videoinhalte, die realen Personen oder Ereignissen ähneln, werden nach Vorgabe von [Kommunikation / Recht] gekennzeichnet.

6. URHEBERRECHT UND GEHEIMNISSCHUTZ
6.1 Fremde, urheberrechtlich geschützte Inhalte werden nur eingegeben, wenn die Nutzung erlaubt ist.
6.2 Prüfen Sie Ausgaben auf erkennbare Übernahmen fremder Inhalte, bevor sie veröffentlicht werden.

7. VERBOTENE ANWENDUNGEN
Nicht gestattet sind insbesondere: Emotionserkennung von Beschäftigten, Bewertung von Personen anhand ihres Sozialverhaltens, heimliche Überwachung sowie jede andere nach Art. 5 der KI-Verordnung verbotene Praxis.

8. KI-KOMPETENZ UND SCHULUNG
Alle Beschäftigten, die KI nutzen, erhalten vor der ersten Nutzung und danach [jährlich] eine Einweisung zu Funktionsweise, Grenzen, Risiken (z. B. falsche Ausgaben, Vorurteile) und zu dieser Richtlinie. Die Teilnahme wird dokumentiert.

9. MELDEPFLICHT BEI VORFÄLLEN
Datenpannen, Fehlverhalten eines KI-Systems oder Verstöße gegen diese Richtlinie sind unverzüglich an [Datenschutzbeauftragte/r / IT-Sicherheit] zu melden. Meldende Personen haben keine Nachteile zu befürchten.

10. MITBESTIMMUNG UND INKRAFTTRETEN
Der Betriebsrat wurde nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben beteiligt [ja/nein/entfällt]. Die Richtlinie wird mindestens [jährlich] überprüft und bei Änderungen der Rechtslage oder der eingesetzten Werkzeuge angepasst.

Anlage A: Freigegebene KI-Werkzeuge (Name · Zweck · erlaubte Datenklassen · Verantwortliche/r)
Anlage B: Ansprechpartner (KI-Verantwortliche/r, Datenschutzbeauftragte/r, IT-Sicherheit)